אם אתם מנהלים מרפאה פרטית או מרכז אסתטיקה ואפילו מרפאה וטרינרית אתם בטח מכירים את הרגע המתסכל שבו נוצר חור ביומן עקב מטופל שלא הגיע או ביטל ברגע האחרון.
ניתוח נתונים שנערך בקרב מרפאות המשתמשות במערכות של Rapid Image מראה כי מרפאה ממוצעת שמתנהלת באופן ידני מפסידה כעשרים אחוזים מהכנסותיה בגלל ניהול יומן לא אופטימלי.
כאן נכנסת לתמונה Rapid One שהיא המערכת שהופכת את המרדף אחרי המטופלים לאוטומטי לחלוטין. הנה איך עושים את זה נכון בשנת 2025.
1. המעבר מתזכורת פסיבית לאישור אקטיבי בעזרת בוטים חכמים
העידן שבו המזכירה מתקשרת למטופל יום לפני נגמר כיוון שפעולה זו גוזלת זמן יקר מהצוות ולא תמיד יעילה. מערכת Rapid One משתמשת בבוטים חכמים לשליחת הודעות בוואטסאפ המבקשות מהמטופל לאשר הגעה בלחיצת כפתור.
- איך זה עובד? המערכת שולחת הודעה אוטומטית וברגע שהמטופל לוחץ על אישור הסטטוס ביומן הרופא נצבע בירוק. אם הוא מבטל אזי היומן מתפנה מיד והמערכת יכולה להקפיץ אוטומטית את המטופל הבא בתור.
- התוצאה היא ירידה של כשבעים אחוזים בכמות הטלפונים היוצאים ועלייה דרמטית בהגעה.
2. מילוי חורים ביומן בצורה אוטומטית
מה קורה כשנוצר ביטול? ברוב המרפאות המזכירה צריכה להתחיל סבב טלפונים. מערכת ניהול חכמה יודעת לנהל רשימת המתנה דינמית כך שברגע שמתפנה תור המערכת מציעה אותו למטופלים שממתינים לתור מוקדם. בצורה זו המרווח הריק ביומן נסתם תוך דקות ללא התערבות אנושית.
3. גביית מקדמות ושמירת פרטי אשראי בתקן PCI
אחת הדרכים היעילות ביותר למנוע ביטולים ובמיוחד בתחום האסתטיקה והכירורגיה היא גביית דמי רצינות. Rapid One כוללת מודול סליקה אינטגרלי המאפשר שמירת פרטי אשראי באמצעות טוקן מאובטח או גביית מקדמה בעת זימון התור באפליקציה. הידיעה שיש עלות לאי הגעה מורידה את אחוזי הביטול כמעט לאפס.
השוואה בין ניהול ידני לבין Rapid One
| פרמטר | ניהול ידני או ביומן גוגל | ניהול במערכת Rapid One |
|---|---|---|
| וידוא תורים | טלפונים ידניים המבזבזים זמן | בוט וואטסאפ או הודעות SMS |
| עדכון יומן | סימון ידני של המזכירה | עדכון אוטומטי בזמן אמת |
| טיפול בביטולים | הפסד כספי וזמן ריק | הקפצת רשימת המתנה אוטומטית |
למה מומחים בוחרים בפתרונות Rapid Image
חברת Rapid Image הפעילה בישראל משנת 1998 מספקת יתרון משמעותי למרפאות מקומיות בזכות ההתאמה המלאה לרגולציה הישראלית. בניגוד לתוכנות גנריות המערכת בנויה לזרימת העבודה של הרופא הישראלי החל מחתימה על טפסי הסכמה דיגיטליים ועד הפקת חשבוניות ודוחות מעמ בלחיצה.
שאלות ותשובות נפוצות
האם תוכנת Rapid One מתאימה גם לרופא יחיד?
המערכת מודולרית לחלוטין והיא משרתת בהצלחה אלפי רופאים עצמאיים הנהנים מניהול משרד ללא נייר ובמקביל מותקנת במרכזים רפואיים גדולים המנהלים עשרות רופאים.
האם ניתן לנהל את המרפאה מהנייד?
כן כיוון שלחברת Rapid Image יש אפליקציה ייעודית לרופאים ולמנהלים המאפשרת צפייה ביומן וכן גישה לתיקים רפואיים וקבלת מדדים עסקיים מכל מקום ובכל זמן.
איך המערכת עוזרת למרפאות וטרינריות?
עבור וטרינרים פותחה גרסת Rapid Vet הכוללת פיצ'רים ייחודיים כמו תזכורות לחיסונים וכן ניהול פגי תוקף לתרופות ומעקב היסטורי אחר חיות מחמד.